Regulamin Świadczenia Usług i Sprzedaży EquipB2B

Ostatnia aktualizacja: 5 maja 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług doradczych, przygotowywania wycen, sporządzania dokumentacji ofertowej oraz sprzedaży sprzętu, w szczególności sprzętu IT, elektronicznego, biurowego i pokrewnego, przez EquipB2B, z siedzibą w Krakowie, działające pod adresem e-mail: kontakt@equipb2b.pl, zwane dalej „EquipB2B” lub „Sprzedawcą”.

Regulamin ma charakter poglądowy i informacyjny. Szczegółowe dane identyfikacyjne podmiotu prowadzącego działalność pod marką EquipB2B zostaną uzupełnione po formalnym rozpoczęciu działalności gospodarczej lub utworzeniu właściwego podmiotu prawnego.

Regulamin określa zasady współpracy z Klientami korzystającymi z usług EquipB2B w związku z planowaną lub prowadzoną działalnością gospodarczą, w szczególności w zakresie przygotowania kosztorysów, wycen i zamówień sprzętu finansowanego ze środków dotacyjnych.

Kontakt z EquipB2B odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: kontakt@equipb2b.pl lub za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie internetowej EquipB2B.

Oferta EquipB2B skierowana jest przede wszystkim do klientów biznesowych, w szczególności:

1. przedsiębiorców,
2. osób planujących rozpoczęcie działalności gospodarczej,
3. osób ubiegających się o dofinansowanie na rozpoczęcie działalności,
4. biur i doradców wspierających klientów w przygotowywaniu wniosków dotacyjnych.

Strona internetowa EquipB2B nie stanowi klasycznego sklepu internetowego. Jej celem jest umożliwienie kontaktu, zebranie informacji niezbędnych do przygotowania wyceny, przedstawienie zakresu usług oraz obsługa procesu zakupowego związanego z działalnością gospodarczą lub planowaną działalnością gospodarczą Klienta.

Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw Klienta, których zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa nie można wyłączyć ani ograniczyć.

§ 2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

Klient - osoba lub podmiot korzystający z usług EquipB2B, w szczególności przedsiębiorca, osoba planująca rozpoczęcie działalności gospodarczej albo osoba przygotowująca wniosek o dofinansowanie.

Towar - sprzęt, urządzenia, akcesoria, oprogramowanie lub inne produkty wskazane w wycenie, ofercie, fakturze pro forma, zamówieniu, fakturze VAT, protokole zdawczo-odbiorczym lub innym dokumencie przygotowanym przez EquipB2B.

Usługi - czynności wykonywane przez EquipB2B na rzecz Klienta, w szczególności analiza potrzeb sprzętowych, dobór sprzętu, przygotowanie wyceny, przygotowanie kosztorysu, konsultacje zakupowe oraz wsparcie dokumentacyjne dotyczące sprzętu.

Wycena - dokument przygotowany przez EquipB2B na podstawie informacji przekazanych przez Klienta, zawierający proponowane Towary, ich ceny, ilości, parametry, termin ważności oraz inne warunki handlowe.

Gwarancja Ceny - zobowiązanie EquipB2B do utrzymania ceny Towarów wskazanych w Wycenie przez określony czas, na zasadach wskazanych w Regulaminie, Wycenie lub odrębnym porozumieniu z Klientem.

Zamówienie - potwierdzenie przez Klienta woli zakupu Towarów lub skorzystania z Usług na warunkach ustalonych z EquipB2B.

Partner - podmiot współpracujący z EquipB2B, w szczególności biuro przygotowujące wnioski dotacyjne, biuro rachunkowe, doradca lub inny podmiot przekazujący Klientów do EquipB2B.

Prowizja EquipB2B - wynagrodzenie, marża lub inny narzut handlowy EquipB2B uwzględniony w cenie Towaru lub Zamówienia.

§ 3. Charakter oferty i zakres działalności EquipB2B

EquipB2B świadczy Usługi oraz organizuje sprzedaż Towarów w modelu biznesowym, w szczególności na potrzeby działalności gospodarczej, planowanej działalności gospodarczej lub realizacji zakupów finansowanych ze środków dotacyjnych.

Informacje zamieszczone na stronie internetowej EquipB2B, w materiałach promocyjnych, formularzach, wiadomościach e-mail lub innych komunikatach nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, chyba że EquipB2B wyraźnie wskaże inaczej.

Wycena przygotowana przez EquipB2B stanowi zaproszenie do zawarcia umowy albo ofertę handlową wyłącznie wtedy, gdy wynika to jednoznacznie z jej treści.

EquipB2B nie świadczy usług prawnych, podatkowych, księgowych ani usług polegających na kompleksowym sporządzaniu wniosków o dotację, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej.

EquipB2B nie gwarantuje:

1. przyznania dotacji,
2. pozytywnej oceny wniosku,
3. akceptacji kosztorysu przez urząd lub operatora programu,
4. terminowej wypłaty środków,
5. pozytywnego rozliczenia dotacji przez właściwą instytucję.

EquipB2B odpowiada wyłącznie za czynności, do których wyraźnie zobowiązało się wobec Klienta.

§ 4. Wycena i dobór sprzętu

Wyceny przygotowywane są na podstawie informacji przekazanych przez Klienta, w szczególności dotyczących:

1. planowanej działalności gospodarczej,
2. rodzaju potrzebnego sprzętu,
3. wymaganych parametrów,
4. ilości Towarów,
5. budżetu,
6. wymogów wynikających z biznesplanu, kosztorysu, regulaminu dotacji lub wytycznych urzędu.

Klient zobowiązany jest przekazywać EquipB2B informacje prawdziwe, kompletne i aktualne.

EquipB2B nie ponosi odpowiedzialności za skutki przygotowania Wyceny na podstawie informacji niepełnych, nieaktualnych, błędnych lub wprowadzających w błąd.

EquipB2B może zaproponować Towary inne niż pierwotnie wskazane przez Klienta, jeżeli w ocenie EquipB2B lepiej odpowiadają one celowi działalności, budżetowi, dostępności rynkowej lub wymaganiom dokumentacyjnym.

Wycena może obejmować zarówno konkretne modele Towarów, jak i pozycje opisane funkcjonalnie, na przykład jako „zestaw komputerowy”, „sprzęt biurowy”, „drukarka wielofunkcyjna” albo „wyposażenie stanowiska pracy”, o ile taki opis odpowiada rzeczywistemu zakresowi dostawy.

Bezpłatne przygotowanie Wyceny nie zobowiązuje Klienta do dokonania zakupu, a EquipB2B do realizacji sprzedaży, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej.

§ 5. Gwarancja Ceny i zmiana ceny końcowej

EquipB2B może udzielić Klientowi Gwarancji Ceny na Towary wskazane w Wycenie.

Gwarancja Ceny obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy:

1. została wyraźnie wskazana w Wycenie,
2. określono termin jej obowiązywania,
3. Klient zaakceptował warunki Wyceny,
4. zakres Towarów, ich ilość i istotne parametry nie uległy zmianie z przyczyn leżących po stronie Klienta.

Gwarancja Ceny obejmuje wyłącznie ceny Towarów wskazanych w Wycenie. Nie obejmuje dodatkowych usług, transportu, montażu, konfiguracji, instalacji, ubezpieczenia, rozszerzonych gwarancji, opłat bankowych, opłat administracyjnych ani innych kosztów, chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

EquipB2B dokłada należytej staranności, aby utrzymać ceny wskazane w Wycenie przez okres jej ważności. Klient przyjmuje jednak do wiadomości, że ceny sprzętu elektronicznego mogą ulegać zmianom z przyczyn niezależnych od EquipB2B, w szczególności z powodu zmian cen producentów, dystrybutorów, kursów walut, kosztów transportu, opłat publicznoprawnych, dostępności Towarów lub sytuacji rynkowej.

Jeżeli po przygotowaniu Wyceny cena zakupu lub pozyskania Towaru przez EquipB2B wzrośnie w taki sposób, że wzrost ten przekroczy wartość Prowizji EquipB2B przewidzianej dla danego Towaru lub Zamówienia, EquipB2B zastrzega sobie prawo do podwyższenia ceny końcowej Towaru w zakresie niezbędnym do pokrycia różnicy pomiędzy pierwotnie zakładaną ceną zakupu a aktualną ceną zakupu.

Podwyższenie ceny, o którym mowa w ust. 5, może nastąpić wyłącznie po poinformowaniu Klienta o przyczynie zmiany ceny.

W przypadku podwyższenia ceny końcowej Klient może:

1. zaakceptować zaktualizowaną cenę,
2. zrezygnować z danego Towaru,
3. wybrać Towar alternatywny zaproponowany przez EquipB2B,
4. zrezygnować z realizacji Zamówienia w całości, jeżeli zmiana ceny ma istotne znaczenie dla Zamówienia.

Postanowienia ust. 5-7 mają zastosowanie w szczególności przed ostatecznym potwierdzeniem Zamówienia, przed dokonaniem zakupu Towaru przez EquipB2B u dostawcy lub przed wystawieniem faktury końcowej.

Jeżeli Towar wskazany w Wycenie stanie się trwale niedostępny, wycofany z produkcji lub niemożliwy do pozyskania przy zachowaniu należytej staranności, EquipB2B może zaproponować Towar równoważny lub lepszy pod względem podstawowych parametrów użytkowych.

Zmiana Towaru na Towar równoważny wymaga poinformowania Klienta. Jeżeli zmiana może mieć znaczenie dla dokumentów dotacyjnych, Klient powinien zweryfikować jej dopuszczalność z właściwym urzędem, operatorem programu lub osobą przygotowującą wniosek.

Gwarancja Ceny nie oznacza rezerwacji konkretnego egzemplarza Towaru, chyba że strony wyraźnie postanowią inaczej.

§ 6. Złożenie i realizacja Zamówienia

Złożenie Zamówienia następuje po zaakceptowaniu przez Klienta warunków sprzedaży, w szczególności zakresu Towarów, ceny, terminu realizacji oraz zasad płatności.

Zamówienie może zostać złożone w szczególności:

1. mailowo,
2. przez formularz,
3. przez akceptację Wyceny,
4. przez akceptację faktury pro forma,
5. przez dokonanie płatności na podstawie faktury pro forma.

Warunkiem rozpoczęcia realizacji Zamówienia jest zapłata ceny w wysokości określonej przez EquipB2B, standardowo w formie 100% przedpłaty, chyba że strony uzgodnią inne warunki.

EquipB2B może wstrzymać realizację Zamówienia do czasu zaksięgowania pełnej wymaganej płatności.

Termin realizacji Zamówienia ma charakter orientacyjny, chyba że EquipB2B wyraźnie potwierdziło termin jako wiążący.

EquipB2B nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności opóźnień producentów, dystrybutorów, firm kurierskich, operatorów logistycznych, braków magazynowych, odpraw celnych, zmian dostępności Towarów lub działania siły wyższej.

Do czasu zapłaty pełnej ceny Towary pozostają własnością EquipB2B, o ile zostały wydane Klientowi przed pełnym rozliczeniem ceny.

§ 7. Dostawa, odbiór i protokół zdawczo-odbiorczy

Towary mogą zostać dostarczone Klientowi przesyłką kurierską, transportem własnym, transportem zewnętrznym albo odebrane osobiście, zgodnie z ustaleniami stron.

Klient zobowiązany jest zbadać przesyłkę przy odbiorze w zakresie możliwym w danych okolicznościach, w szczególności sprawdzić stan opakowania, liczbę paczek oraz widoczne uszkodzenia.

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki Klient powinien niezwłocznie sporządzić protokół szkody z przewoźnikiem oraz poinformować EquipB2B.

Odbiór Towarów może zostać potwierdzony protokołem zdawczo-odbiorczym, specyfikacją dostawy, dokumentem WZ, potwierdzeniem odbioru przesyłki lub innym dokumentem ustalonym przez strony.

Protokół zdawczo-odbiorczy może zawierać szczegółową specyfikację Towarów, w tym nazwy, modele, numery seryjne, ilości oraz podstawowe parametry.

§ 8. Faktury i dokumenty do wniosku

EquipB2B wystawia faktury VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz rzeczywistym zakresem sprzedaży.

Na życzenie Klienta EquipB2B może uwzględnić na fakturze lub w dokumentach towarzyszących nazewnictwo zgodne z kosztorysem, biznesplanem lub wnioskiem dotacyjnym, pod warunkiem że opis jest zgodny z rzeczywistym przedmiotem sprzedaży i nie narusza przepisów prawa.

EquipB2B może stosować na fakturze pojęcia zbiorcze, takie jak „zestaw komputerowy”, „sprzęt biurowy” albo „wyposażenie stanowiska pracy”, jeżeli odpowiadają one rzeczywistemu zakresowi dostawy.

Szczegółowa specyfikacja Towarów może zostać wskazana w protokole zdawczo-odbiorczym, załączniku do faktury, specyfikacji zamówienia lub innym dokumencie przekazanym Klientowi.

EquipB2B nie wystawia faktur, dokumentów ani oświadczeń niezgodnych ze stanem faktycznym.

Klient odpowiada za przekazanie EquipB2B prawidłowych danych do faktury oraz ewentualnych wymogów formalnych wynikających z dokumentacji dotacyjnej.

§ 9. Gwarancja producenta i obsługa posprzedażowa

Towary oferowane przez EquipB2B są co do zasady fabrycznie nowe, chyba że w Wycenie, Zamówieniu lub innym dokumencie wyraźnie wskazano inaczej.

Towary mogą być objęte gwarancją producenta, dystrybutora lub importera na warunkach określonych w dokumencie gwarancyjnym, karcie gwarancyjnej, regulaminie gwarancji lub na stronie internetowej producenta.

Gwarancja producenta nie jest gwarancją udzielaną przez EquipB2B, chyba że EquipB2B wyraźnie złoży odrębne oświadczenie gwarancyjne.

W przypadku awarii Towaru objętego gwarancją producenta Klient może realizować uprawnienia bezpośrednio w autoryzowanym serwisie producenta albo, jeżeli strony tak uzgodnią, za pośrednictwem EquipB2B.

EquipB2B może udzielić Klientowi informacji pomocniczych dotyczących procedury serwisowej, jednak nie odpowiada za decyzje producenta, dystrybutora, importera lub autoryzowanego serwisu.

§ 10. Rękojmia i reklamacje

W zakresie prawnie dopuszczalnym odpowiedzialność EquipB2B z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne Towarów sprzedawanych przedsiębiorcom zostaje wyłączona na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego.

Wyłączenie rękojmi nie ma zastosowania w zakresie, w jakim byłoby niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Wyłączenie albo ograniczenie odpowiedzialności z tytułu rękojmi jest bezskuteczne, jeżeli EquipB2B podstępnie zataiło wadę przed Klientem.

Jeżeli Klientowi przysługują ustawowe uprawnienia, których nie można wyłączyć, EquipB2B rozpatruje zgłoszenia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Reklamacje dotyczące Usług lub Towarów można składać na adres e-mail: kontakt@equipb2b.pl.

Reklamacja powinna zawierać:

1. dane Klienta,
2. numer Wyceny, faktury lub Zamówienia, jeżeli został nadany,
3. opis zgłoszenia,
4. zdjęcia lub dokumenty potwierdzające zgłoszenie, jeżeli są dostępne,
5. oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.

EquipB2B może zwrócić się do Klienta o uzupełnienie reklamacji, jeżeli przekazane informacje są niewystarczające do jej rozpatrzenia.

Postanowienia dotyczące rękojmi nie ograniczają uprawnień Klienta wynikających z gwarancji producenta, jeżeli taka gwarancja została udzielona.

§ 11. Odpowiedzialność EquipB2B

EquipB2B ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie własnych zobowiązań zgodnie z Regulaminem, ustaleniami stron oraz obowiązującymi przepisami prawa.

EquipB2B nie ponosi odpowiedzialności za:

1. odmowę przyznania dotacji,
2. obniżenie kwoty dotacji,
3. zmianę zasad programu dotacyjnego,
4. opóźnienie wypłaty środków przez urząd lub operatora programu,
5. błędy we wniosku, biznesplanie lub dokumentach przygotowanych przez Klienta albo podmioty trzecie,
6. nieprawidłowe wykorzystanie Towarów przez Klienta,
7. brak zgodności Towaru z indywidualnymi wymaganiami Klienta, jeżeli wymagania te nie zostały przekazane EquipB2B przed przygotowaniem Wyceny lub Zamówienia,
8. utracone korzyści, utratę przychodów, przestoje, szkody pośrednie lub następcze, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

Odpowiedzialność EquipB2B z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, w zakresie dopuszczalnym przez prawo, ograniczona jest do wartości netto Zamówienia, którego dotyczy roszczenie.

Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w przypadkach, w których zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa odpowiedzialności nie można wyłączyć ani ograniczyć.

§ 12. Współpraca z Partnerami

EquipB2B może współpracować z Partnerami, w szczególności z biurami przygotowującymi wnioski dotacyjne, biurami rachunkowymi, doradcami oraz innymi podmiotami obsługującymi Klientów.

Szczegółowe warunki współpracy z Partnerem, w tym zasady rozliczeń, prowizji, poleceń, poufności oraz odpowiedzialności stron, określa odrębne porozumienie lub umowa partnerska.

Partner nie jest uprawniony do składania w imieniu EquipB2B wiążących oświadczeń, udzielania gwarancji, zmiany cen ani zaciągania zobowiązań, chyba że otrzymał od EquipB2B wyraźne upoważnienie.

EquipB2B nie ponosi odpowiedzialności za treść porad, dokumentów, wniosków, biznesplanów ani deklaracji przygotowanych przez Partnera, chyba że EquipB2B wyraźnie przyjęło odpowiedzialność za dany zakres.

§ 13. Dane osobowe

Administratorem danych osobowych przekazywanych przez Klienta jest podmiot działający pod marką EquipB2B.

Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w celu:

1. obsługi zapytań,
2. przygotowania Wyceny,
3. zawarcia i wykonania umowy,
4. wystawienia dokumentów sprzedażowych,
5. obsługi reklamacji,
6. dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
7. realizacji obowiązków prawnych.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych możliwy jest pod adresem: kontakt@equipb2b.pl.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych mogą zostać określone w odrębnej Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej EquipB2B.

§ 14. Poufność i materiały przekazywane przez Klienta

EquipB2B zobowiązuje się wykorzystywać informacje przekazane przez Klienta wyłącznie w celu przygotowania Wyceny, realizacji Usług, realizacji Zamówienia lub wykonania innych uzgodnionych czynności.

Informacje dotyczące planowanej działalności Klienta, budżetu, kosztorysu, dokumentów dotacyjnych oraz warunków handlowych traktowane są jako poufne, chyba że są publicznie dostępne albo ich ujawnienie jest wymagane przez przepisy prawa.

Klient oświadcza, że posiada prawo do przekazania EquipB2B dokumentów, danych i informacji niezbędnych do przygotowania Wyceny lub realizacji Zamówienia.

Materiały przygotowane przez EquipB2B, w szczególności Wyceny, specyfikacje, zestawienia i rekomendacje sprzętowe, mogą być wykorzystywane przez Klienta wyłącznie na potrzeby współpracy z EquipB2B, przygotowania wniosku dotacyjnego lub realizacji Zamówienia, chyba że strony uzgodnią inaczej.

§ 15. Zmiany Regulaminu

EquipB2B może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku:

1. zmiany przepisów prawa,
2. zmiany modelu świadczenia Usług,
3. zmiany procesu sprzedaży,
4. zmiany danych kontaktowych,
5. potrzeby doprecyzowania postanowień Regulaminu.

Do ustaleń dokonanych przed zmianą Regulaminu stosuje się Regulamin obowiązujący w chwili dokonania tych ustaleń, chyba że strony uzgodnią inaczej, a zmiana nie narusza praw nabytych Klienta.

Aktualna wersja Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej EquipB2B.

§ 16. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym dla Regulaminu oraz współpracy z EquipB2B jest prawo polskie.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego.

Wszelkie spory strony będą starały się rozwiązać polubownie.

Jeżeli polubowne rozwiązanie sporu nie będzie możliwe, sądem właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd właściwy miejscowo dla Krakowa, o ile takie zastrzeżenie jest prawnie dopuszczalne.

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień Regulaminu.

Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej EquipB2B.